< Terug naar blogoverzicht

Uw privacy en die van uw cursisten

Vanaf 25 mei 2018 is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Als organisatie krijgt u dan meer verplichtingen. Dit betekent dat vanaf deze datum overal in de Europese Unie dezelfde privacywetgeving geldt. De AVG vervangt de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp). De nadruk ligt – meer dan nu – op uw verantwoordelijkheid om te kunnen aantonen dat u zich aan de wet houdt.

Veel informatie ter voorbereiding op de AVG kunt u vinden op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens. Hier vindt u onder andere de AVG regelhulp, waar u een praktisch advies op maat kunt krijgen om goed voorbereid te zijn op de AVG. Tevens vindt u hier een 10-stappenplan met thema’s waar u zich op voor dient te bereiden.

Om te voldoen aan de AVG zet Dation een aantal stappen die invloed hebben op u. Het betreft de volgende onderwerpen:

  • Verwerkersovereenkomst
  • Burgerservicenummer (BSN) wordt verwijderd uit Dation

Verwerkersovereenkomst

De AVG noemt partijen ‘Verantwoordelijke’ en ‘Verwerker’. Uw organisatie is ‘Verantwoordelijke’ waar het gaat om de verwerking van persoonsgegevens van uw klanten. Aangezien Dation de ‘Verwerker’ is van uw gegevens, is het nodig om een verwerkersovereenkomst op te stellen, om maatregelen omtrent verwerking van persoonsgegevens vast te leggen die voldoen aan de eisen van de AVG. U kunt binnenkort een dergelijke conceptovereenkomst van ons verwachten, die voldoet aan de eisen van de AVG. Deze overeenkomst dient, na uw goedkeuring, getekend retour te worden gezonden.

Burgerservicenummer (BSN)

Een ander belangrijk gevolg van de inwerkingtreding van de AVG is dat u niet langer het burgerservicenummer van uw klanten mag verwerken. Op de site van de Autoriteit Persoonsgegevens vindt u meer informatie over het gebruik van het burgerservicenummer. Klik hier om naar de desbetreffende pagina te gaan.

Op de volgende plaatsen zal Dation het BSN verwijderen:

  • Persoonlijk tabblad van de leerling
  • In de volgende Statistieken rapporten:
    • TOP rapport: ‘Geen aanvraag in TOP’
    • TOP rapport: ‘Aanvragen niet geaccepteerd in TOP
  • PDF / RTF / Mail sjablonen
  • Leerlingen tabblad: Zoeken sectie
  • Leerling import voor bedrijf
  • Leerlinglijst download bestand bij bedrijven
  • Debiteuren export naar boekhoudprogramma’s

Wat verandert er voor uw werkwijze?

  • TOP

Vaak wordt het burgerservicenummer gebruikt om snel een leerling op te zoeken in TOP. Wij adviseren u om nu al zoveel mogelijk het CBR kandidaatsnummer van de leerling te gebruiken; deze kunt u opslaan in het veld ‘CBR nummer’ in het tabblad ‘Persoonlijk’.
Als uw leerling nog geen CBR kandidaatsnummer heeft dan kunt u in TOP ook zoeken op naam + geboortedatum.

  • PDF / RTF / Mail sjablonen

Sommige gebruikers tonen het burgerservicenummer in een of meerdere documenten. Wij verzoeken een ieder om uw sjablonen na te lopen en er zeker van te zijn dat het BSN niet wordt getoond in deze documenten.
Mocht u hulp nodig hebben met het opmaken van uw documenten dan u kunt u gerust contact opnemen met de Dation Helpdesk.

  • Leerlingen tabblad: Zoeken sectie

Nadat het veld BSN is verwijderd uit het Dation systeem is het niet langer mogelijk om het zoekfilter ‘BSN’ te gebruiken.

  • Leerling import voor bedrijf

Het zal niet langer mogelijk zijn om middels het bedrijven importbestand leerlingen te importeren met een BSN.

  • Leerlinglijst download bestand bij bedrijven

Het blijft mogelijk om een overzicht van alle leerlingen van een bedrijf te downloaden. Het veld BSN wordt echter niet langer getoond.

  • Debiteuren export naar boekhoudprogramma’s

Dation zal het BSN niet langer exporteren naar de verschillende boekhoudpakketten.