E-facturatie via Peppol-netwerk vanaf 1 januari 2026 verplicht voor Belgische rijscholen
Vanaf 1 januari 2026 wordt facturatie via e-invoicing de standaard voor B2B-transacties tussen btw-plichtige ondernemingen in België. Zoals u wellicht weet, wordt e-facturatie via het Peppol-netwerk vanaf die datum verplicht voor het versturen van zakelijke facturen. Dit geldt ook voor rijscholen. We begrijpen dat deze verandering veel vragen kan oproepen. Daarom leggen we in deze blog helder uit wat e-facturatie precies inhoudt, voor wie de nieuwe regels gelden, wat het Peppol-netwerk is en wat dit alles betekent voor u als rijschoolhouder.
Wat is e-facturatie?
E-facturatie (of e-invoicing) is het volledig digitaal opmaken, verzenden, ontvangen en verwerken van facturen in een gestructureerd formaat. Zo verdwijnen foutgevoelige, handmatige handelingen en wordt het factureren sneller, veiliger en transparanter.
Belangrijke voordelen van e-facturatie voor uw rijschool zijn onder andere:
- Een snellere verwerking van facturen
- Minder kans op fouten
- Veiliger tegen phishing en fraude
- Een beter financieel overzicht
Voor wie gelden deze nieuwe regels?
De nieuwe e-facturatieverplichting geldt voor alle Belgische btw-plichtige ondernemingen die onderling B2B-transacties uitvoeren. Dat betekent dat ook rijscholen die lespakketten, theoriecursussen of andere diensten aanbieden aan andere bedrijven (bijvoorbeeld zakelijke klanten) voortaan verplicht e-facturen moeten uitwisselen.
Er bestaan wel enkele beperkte uitzonderingen. Die vindt u hier.
Werkt u alleen voor particuliere klanten?
Voor transacties met particuliere klanten (B2C) is e-facturatie niet verplicht, maar wél moet u als onderneming gestructureerde elektronische facturen kunnen ontvangen van leveranciers. Dus u moet uw systemen wel degelijk aanpassen tegen januari 2026.
Wat is het Peppol-netwerk?
Peppol staat voor Pan-European Public Procurement OnLine en is een beveiligd, internationaal netwerk om elektronische documenten — zoals facturen — gestructureerd uit te wisselen. Peppol werkt met gestandaardiseerde formaten (zoals UBL) en zorgt ervoor dat verzender en ontvanger op een uniforme manier met elkaar kunnen communiceren.
De Belgische overheid heeft Peppol als verplichte standaard gekozen omdat het:
• Een veilige en gecontroleerde omgeving biedt
• Internationale samenwerking vergemakkelijkt
• Btw-fraude en fouten voorkomt
• Administratieve processen vereenvoudigt
Wat betekent dit voor de Belgische rijschool?
Voor u als rijschoolhouder betekent dit dat u vanaf 1 januari 2026 facturen naar zakelijke klanten enkel nog elektronisch via Peppol mag versturen. U moet er bovendien voor zorgen dat uw boekhoudsysteem of facturatiesoftware deze standaard ondersteunt.
Wat doet Dation voor u?
Wij zijn op dit moment actief bezig met de ontwikkeling van een Peppol-integratie binnen Dation. Deze functionaliteit:
1. Voldoet volledig aan de wettelijke verplichtingen voor e-facturatie in België;
2. Is beschikbaar op 27 november 2025, dus ruim vóór de deadline van 1 januari 2026;
3. Wordt zo ingebouwd dat u uw facturatie gewoon blijft uitvoeren binnen Dation. De Peppol-verzending wordt toegevoegd aan de bestaande mogelijkheden.
Wat kan je verwachten van de Peppol functionaliteit?
1. Verzenden direct vanuit Dation
2. Statuscontrole wordt per factuur inzichtelijk
3. Een nieuw overzichtsscherm voor Peppol-facturen
4. Peppol-ID automatisch op te halen via BTW-nummer
Hoe begin ik met Peppol als rijschool?
Om te beginnen dien je eerst een Peppol-ID aan te vragen. Dit Peppol-ID kan je aanvragen bij je desbetreffende boekhoudprogramma softwareleverancier. Neem vervolgens contact op met het Dation Support team voor de activatie in Dation. Hiervoor gebruik je jouw Peppol ID.
U factureert simpelweg verder zoals u gewend bent, maar dan in overeenstemming met de nieuwe Peppol-verplichtingen. Heeft u hierover nog vragen of behoefte aan een persoonlijk advies? Neem dan gerust contact met ons op via info@dation.nl of via uw vaste contactpersoon.
