< Terug naar blogoverzicht

Haal in 8 stappen het maximale uit je (automatische) e-mails

Dation rijschoolsoftware heeft de meest uitgebreide mogelijkheden op het gebied van e-mails in de rijschoolmarkt. De kans is aanwezig dat jouw rijschool hier nog meer uit kan halen! Lees daarom in deze blog hoe je in 8 stappen het maximale haalt uit je automatische e-mails uit Dation Dashboard.

De 8 stappen om het maximale uit je e-mails te halen:

  1. Maak gebruik van e-mailsjablonen
  2. Kies je eigen afzenders
  3. Gebruik bijlagen in je e-mailsjablonen
  4. Voer je huisstijl door in je e-mailsjablonen
  5. Maak een planbevestiging op maat
  6. Voeg contactpersonen van bedrijven toe
  7. Verstuur automatische uitnodigingen en bevestigingen voor nascholing code95
  8. Stuur ouders een CC van een factuur

1. Maak gebruik van e-mailsjablonen

In Dation kun je diverse sjablonen instellen voor automatische e-mails. Denk hierbij aan een bevestiging van een afspraak, een betaling of het verzenden van een login voor de RijbewijsApp. Daarnaast bestaan er maar liefst 14 soorten mailsjablonen voor alle denkbare vormen van communicatie. Je maakt jouw facturen, uitnodigingen en vorderingenkaart op zoals jij dat wilt.

Wist je trouwens dat je in Dation Dashboard kunt instellen dat de herinneringen en aanmaningen voor facturen automatisch verzonden worden? Zo hoef je nooit meer zelf je facturen in de gaten te houden, want Dation zit er bovenop!

Lees alle uitgebreide mogelijkheden en stappenplannen in onze Kennisbank.

2. Kies je eigen afzenders

Werk je met verschillende afdelingen? Stel dan verschillende afzenders in. Denk hierbij bijvoorbeeld aan planning@rijschool.nl en administratie@rijschool.nl. Je kan er ook voor kiezen dat iedere medewerker e-mails verstuurt met zijn of haar eigen persoonlijke e-mailadres als afzender. Antwoorden op deze e-mails komen dan direct bij de juiste persoon in de inbox terecht.

Ga naar onze Kennisbank om je afzenders in te stellen.

3. Gebruik bijlagen in je sjablonen

Gebruik je veelal dezelfde bijlagen? Bespaar jezelf dan deze handmatige handeling! Voeg simpelweg de bijlagen toe aan je e-mailsjablonen en vergeet nooit meer een bijlage toe te voegen aan een e-mail.

Denk hierbij bijvoorbeeld aan het Covid-19 protocol in je planning e-mails, je Algemene Voorwaarden bij offertes en facturen of een informatiebrief voor je welkomstmail.

Ga naar onze Kennisbank en voeg bijlagen toe aan je e-mailsjablonen.

4. Voeg je huisstijl toe aan de e-mails

Je kunt in je e-mailsjablonen in Dation Dashboard op verschillende manieren jouw huisstijl laten terugkomen. Een koptekst (header) en voettekst (footer) in jouw kleuren en stijl zijn hier de mooie voorbeelden van. Toon daarnaast bijvoorbeeld je logo bovenin je e-mails en een handtekening met een leuke foto aan het eind van iedere e-mail. Zo maak je jouw e-mails nog persoonlijker en versterk je de branding van jouw rijschool.

Ga naar onze Kennisbank en voeg je huisstijl toe aan je e-mails.

 

5. Maak je planbevestiging op maat

In het Beheer van Dation Dashboard stel je in welke inhoud er in de e-mailsjablonen gebruikt wordt. Zo kun je bijvoorbeeld de automatische planbevestiging van je afspraken inrichten. Plan je op verschillende locaties? Voeg dan de naam en het adres van de locatie toe aan de afspraakbevestiging. Daarnaast kun je ervoor kiezen om de naam van de instructeur toe te voegen, voor een persoonlijke touch.

Heb je specifieke richtlijnen omtrent jouw Covid-19 protocol of wil je mededelen tot wanneer er een wijziging in de planning gemaakt kan worden? Zet dit in je e-mailsjabloon en het staat er standaard bij in alle e-mails.

Ga naar onze Kennisbank en maak je eigen planbevestiging op maat. Of klik hier om meer te weten te komen over keywords.

6. Contactpersonen van bedrijven

Werk je veel samen met bedrijven? Dan is de kans groot dat je het bedrijf een factuur en/of planning wilt sturen. Voeg de contactperso(o)n(en) van het bedrijf toe aan hun bedrijf in Dation en stel in welk type e-mails deze contactperso(o)n(en) moet krijgen. Stel daarnaast ook per persoon in of ze   planningse-mails, facturen en/of een wachtwoord voor het bedrijvenportaal ontvangen.

Ga naar onze Kennisbank en voeg contactpersonen toe aan bedrijven.

7. Verstuur uitnodigingen en bevestigingen voor nascholing code95

Werk je met de module nascholing? Automatiseer dan de uitnodigingen en bevestigingen van je nascholing code95. Met behulp van de vele beschikbare keywords richt je deze automatische e-mails precies zo in als jij wil. Doe dit bijvoorbeeld met de uitnodigingen die je naar de kandidaten stuurt, de planbevestigingen naar het bedrijf en reminders voorafgaand aan de trainingen.

8. Stuur ouders een CC van een factuur

Wordt de factuur betaald door de ouders van je leerling? Stuur de ouders dan een CC van de factuur. Doe dit door het e-mailadres van de ouders in te stellen als e-mailadres die een CC krijgt van facturen en betalingen. Wil je de ouders ook op de hoogte stellen van de planning? Markeer ze dan ook als ontvanger van een CC over planning e-mails.

Tip: Stuur de ouder(s) ook een eigen login voor de RijbewijsApp zodat ze mee kunnen kijken in de RijbewijsApp.

Ga naar onze Kennisbank en stuur ouders een CC van facturen en betalingen.

Meer weten, hulp nodig of eens uitproberen? Dation Support staat voor je klaar!