Het klinkt wellicht als een open deur, maar het wordt unaniem bevestigd door gebruikers van rijschoolsoftware; door slimme automatisering in je rijschool ben je zelf als ondernemer minder tijd kwijt aan allerhande taken en controles. Vooral in de financiële processen vallen letterlijk uren per week te besparen en veel wekelijkse werkzaamheden te versimpelen.
1. Het factuurproces dat je uren tijd bespaart:
- Koppel in Dation het juiste lespakket (of losse lessen) aan de leerling
- De factuur staat automatisch klaar in de verzendlijst, inclusief juiste opbouw BTW en dagboeken
- Leerling/ouder kan direct via iDEAL betalen, zodat lesgeld eerder binnen in én de betaling automatisch in Dation staat ingeboek
- Indien de factuur niet op tijd betaald is stuurt Dation automatisch een herinnering en aanmaning
- Eind van de dag/week synchroniseer je Dation met jouw boekhoudpakket en staan de debiteuren, facturen en betalingen verwerkt op de juiste posten
- Na voltooien van een betaling krijgt de leerling/ouder automatisch een betaalbewijs in de Rijbewijs App en via de e-mail.
2. Verminder de werkdruk (en dus uren) op kantoor
Laat je instructeurs zelf op een tablet/mobiel alles rondom de rijles afhandelen. Zo haal je veel werkdruk van de backoffice af. Het voordeel van Dation rijschoolsoftware is dat de agenda’s altijd live met elkaar gesynchroniseerd zijn.
Wanneer je bijvoorbeeld een examen en TOP inkoopt hoef je niet onderling te bellen/appen of de instructeur wel plek heeft in de papieren agenda. Je kan het live zien en verwerken. Met de CBR TOP koppeling kun je zelfs jouw TOP account koppelen aan Dation, zodat aanvragen, reserveringen, machtigingen en resultaten direct worden gesynchroniseerd.
Door de instructeurs meer te betrekken bij de moderne werkwijze hebben zij een actieve bijdrage aan de automatisering in je rijschool; de meeste instructeurs staan hier zeker voor open, mits uitgelegd wordt waarom dit belangrijk is voor de rijschool.
Als rijschoolhouder stel je zelf in wat de instructeurs wel en niet mogen doen in Dation. Idealiter mag de instructeur in zijn eigen agenda plannen, de instructiekaart van zijn leerlingen invullen, kas inkomsten registreren, kilometers registreren en het adres van de leerling inzien. Hiermee vervang je papieren dag- of weekstaten en bovendien is de administratie direct na de rijles al bijgewerkt en inzichtelijk op kantoor.
Voordelen van het verminderen van de werkdruk:
- Einde aan dubbele handelingen tussen kantoor en instructeur
- Nooit meer onderling bellen/appen over de papieren agenda en planning
- Uren, tegoeden en voortgang van leerlingen en instructeur altijd actueel inzichtelijk
- Meer verantwoordelijkheid en betrokkenheid van je personeel
Ook iedere week uren besparen met rijschoolsoftware? Probeer Dation nu 30 dagen gratis!
Verkeersschool Succes, Emmen – Ik denk dat Dation mij per maand één tot drie duizend euro scheelt.
“We hebben altijd inzage in saldo en lestegoed van elke leerling en missen daardoor geen omzet meer. Ik ben zeker 1,5 tot 2 dagen per maand minder druk met de administratie. Ook de iDeal-koppeling is erg prettig, mensen betalen hierdoor sneller.”
Dek Opleidingen, Goes – Samen met Dation kunnen we professioneler werken!
“Samen met Dation hebben wij onze boekhouding en administratie geautomatiseerd, waardoor we professioneler kunnen werken. Met de live koppeling tussen Exact Online en Dation staan onze facturen met een druk op de knop in de boekhouding en bovendien worden de bankbetalingen netjes in Dation ingelezen.”
Easy2Drive – Huizen. Dation scheelt ons zo’n 30% overhead op kantoor
We besparen sinds we met Dation werken effectief op de loonkosten. Doordat veel processen geautomatiseerd verlopen, zoals de facturatie en planning, kunnen medewerkers weer tijd steken in andere primaire taken. Doordat we nu efficiënter werken merk ik dat ons personeel blijer is op de werkvloer!
